Quy trình nhập hàng chính ngạch từ 1688: Hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào

Tôi từng có một giai đoạn bán hàng online rất “thoải mái”: nhập hàng 1688, hàng về đều, lợi nhuận tốt. Nhưng đến khi bán được nhiều hơn, mở gian hàng lớn hơn, bắt đầu làm việc với đối tác và sàn, câu hỏi đầu tiên tôi bị hỏi là:
“Hóa đơn đầu vào đâu?”

Lúc đó tôi mới giật mình nhận ra: bán nhỏ thì có thể linh động, nhưng muốn đi đường dài thì nhập hàng chính ngạch là chuyện bắt buộc. Và bài viết này là toàn bộ những gì tôi đã học được về quy trình nhập hàng chính ngạch từ 1688 và cách hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào, viết theo cách dễ hiểu nhất cho chủ shop.

1. Nhập chính ngạch từ 1688 là gì?

Nói đơn giản, nhập hàng chính ngạch là:

Hàng hóa có tờ khai hải quan
Có thuế nhập khẩu, VAT đầy đủ
Có chứng từ – hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế tại Việt Nam

Khác với nhập tiểu ngạch hay xách tay, nhập chính ngạch giúp bạn:

Bán hàng hợp pháp, lâu dài
Làm việc được với sàn lớn, doanh nghiệp
Tránh rủi ro khi bị kiểm tra thuế, quản lý thị trường

2. Vì sao nhiều người ngại nhập chính ngạch?

Thật ra, không phải vì khó, mà vì:

Sợ thủ tục rườm rà
Nghe đến thuế là thấy “ngán”
Không biết bắt đầu từ đâu

Tôi cũng từng nghĩ nhập chính ngạch là “chỉ dành cho công ty lớn”. Nhưng khi tìm hiểu kỹ, tôi mới thấy: chủ shop online hoàn toàn làm được, chỉ cần đi đúng quy trình.

3. Điều kiện cơ bản để nhập hàng chính ngạch từ 1688

Để nhập chính ngạch, bạn cần chuẩn bị:

Có tư cách pháp lý: hộ kinh doanh cá thể hoặc công ty
Mã số thuế để kê khai
Đơn vị logistics hỗ trợ nhập chính ngạch
Hàng hóa không thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu

Nếu bạn chưa đăng ký kinh doanh, hãy coi đây là bước đầu tiên nếu muốn hợp pháp hóa lâu dài.

4. Quy trình nhập hàng chính ngạch từ 1688 (từng bước)

Bước 1: Chọn nhà cung cấp trên 1688 có thể xuất hóa đơn

Không phải shop nào trên 1688 cũng hỗ trợ hóa đơn. Khi chat với nhà cung cấp, bạn nên hỏi rõ:

Có thể xuất hóa đơn nội địa Trung Quốc không?
Có hợp đồng mua bán không?

Ưu tiên xưởng lớn, nhà cung cấp làm ăn bài bản.

Bước 2: Ký hợp đồng mua bán (nếu cần)

Với đơn hàng lớn, bạn nên:

Có hợp đồng mua bán song ngữ
Thống nhất rõ giá, số lượng, điều kiện giao hàng

Bước này giúp hồ sơ nhập khẩu đẹp và rõ ràng hơn rất nhiều.

Bước 3: Thanh toán hợp lệ

Thanh toán nên thực hiện:

Qua tài khoản công ty/hộ kinh doanh
Có chứng từ chuyển tiền rõ ràng

Đây là căn cứ để giải trình dòng tiền khi cần.

Bước 4: Vận chuyển chính ngạch & khai báo hải quan

Bạn cần làm việc với:

Đơn vị vận chuyển có dịch vụ nhập khẩu chính ngạch
Họ sẽ hỗ trợ:
- Khai tờ khai hải quan
- Tính thuế nhập khẩu, VAT
- Thông quan hàng hóa

Lúc này, hàng của bạn đã hoàn toàn hợp pháp khi vào Việt Nam.

5. Hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào như thế nào?

Đây là phần nhiều chủ shop quan tâm nhất.

Hóa đơn đầu vào hợp lệ thường bao gồm:

Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp (Trung Quốc)
Tờ khai hải quan
Chứng từ nộp thuế
Hóa đơn logistics

Khi có đầy đủ bộ này, bạn có thể:

Kê khai chi phí hợp lệ
Hạch toán giá vốn
Giảm rủi ro khi quyết toán thuế

👉 Lưu ý: không phải hóa đơn Trung Quốc nào cũng dùng trực tiếp tại Việt Nam, mà phải thông qua bộ chứng từ nhập khẩu.

6. Chi phí nhập chính ngạch có cao không?

Thực tế:

Nhập chính ngạch chi phí cao hơn tiểu ngạch
Nhưng đổi lại:
- Yên tâm pháp lý
- Bán được quy mô lớn
- Làm việc được với đối tác doanh nghiệp

Tôi thường khuyên:

Nếu bạn bán nhỏ – test thị trường, có thể chưa cần chính ngạch.
Nhưng khi doanh thu đã ổn định, nhập chính ngạch là bước bắt buộc.

7. Kinh nghiệm thực tế để đi chính ngạch “dễ thở” hơn

Bắt đầu từ 1–2 sản phẩm chủ lực
Nhập số lượng vừa phải để làm quen quy trình
Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm
Lưu trữ hồ sơ cẩn thận ngay từ đầu

Đừng đợi đến khi bị hỏi hóa đơn mới cuống cuồng đi tìm cách hợp thức hóa.

Kết luận

Nhập hàng chính ngạch từ 1688 không quá khó, chỉ là bạn có sẵn sàng làm bài bản hay không. Nếu xác định bán hàng lâu dài, xây dựng thương hiệu, mở rộng quy mô, thì hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào không phải chi phí – mà là sự đầu tư.